LAS CLAVES
- LA PRINCIPAL
Que sufras este síndrome no depende sólo de tu capacidad para responder al correo, sino de que lo organices. Toma nota.
- MENOS ES MÁS
¿Acaso se puede afrontar con optimismo un día de trabajo cuando tienes por delante 300 mensajes sin leer? Segura- mente no. Apunta: tu buzón siempre ha de estar vacío. Esto te ayudará a no acumular y a contestar a tiempo. Una recomendación: recurre a la regla de los dos minutos. Si una vez transcurrido ese periodo no has podido responder a alguien, entonces tienes que decidir qué hacer con él.
- DIVIDE Y VENCERÁS
En otras palabras ¡Ordena! Pero no cantes victoria. Tener el correo organizado con de- cenas de categorías por temáticas o proyectos es tan caótico como no tener ni una. El número adecuado es cuatro. Y no de cualquier tipo o nombre: se trata de cuatro carpetas ejecutivas - clasificadas por tareas - en las que has de guardar lo que recibes. Con este método podrás saber de un vistazo lo que tienes que hacer y qué es urgente. La primera deberá llamarse Contestar, y en ella incluirás las peticiones que merecen tu respuesta urgente. En la segunda. Esperar, encontrarás los asuntos que han quedado pendientes de resolver y necesitan un seguimiento. Una vez solucionados, debes archivarlos. La tercera opción es Revisar, y contienen los correos que no necesitan respuesta, pero deberás volver a leer más adelante. Por último, los mensajes relativos a asuntos ya cerrados hay que trasladarlos a la carpeta Archivar. Para localizar rápidamente todas las conversaciones sobre un tema en concreto puedes categorizarlas por colores.
- EL TOQUE FINAL
No te conformes con un uso pasivo y explora las diferentes opciones de configuración de tu servidor. Puedes marcar ciertos contactos com prioritarios o dejar que los mensajes se autoarchiven al cabo de un tiempo. Ya sabes, ¡mantén tu correo a raya!
LO QUE NUNCA HAY QUE HACER
Si quieres convertirte en una profesional de la organización, éstas son las tres acciones que sí o sí debes evitar. • Abrir el correo al despertarte. • Es un error dejar que una herramienta determine tu agenda del día. • En la bandeja de entrada. ➝ ¿Te envías correos para recordar una cita? Úsala sólo para leer y escribir mensajes. El resto hazlo con programas específicos. ➝ No tener un criterio de orden. ➝¿El resultado? Te será imposible encontrar un correo antiguo, te dejarás muchos otros sin contestar y el caos se apoderará de tu ordenador... y de tu vida laboral.
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Por Mariana Portocarrero
